企业统一通信战略构建指南(一)

IT 需要针对语音和视频会议、聊天和其他工具建立统一通信策略。本分步指南可帮助您在企业中实施、评估和管理 UC

统一通信在过去一年中从主要通过小型会议室、室内会议、白板等支持现场协作转变为通过音频和视频会议、虚拟白板等将主要远程工作人员联合起来。现在,另一个统一通信转变正在进行中——支持混合办公和在家工作的员工。本指南包含指向更多信息的链接,解释了为什么 UC 对企业而言比以往任何时候都更加重要、其相关技术以及为跨扩展企业的协作创建全面而敏捷的统一通信计划所需的步骤。

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什么是统一通信,为什么它在业务中很重要?

UC 是一个概念框架,用于将各种企业通信方法(包括电话、视频通话和会议、电子邮件、即时消息和在线状态)集成到一个单一平台中,其目标是简化和增强业务通信、协作和生产力。

UC (如SparkleComm)部署不是推出单一技术,而是为无数实时通信(同步或延迟可忽略不计)和异步工具如何帮助用户以提高组织工作流程的高效方式进行协作和通信制定策略。

大多数公司应该能够清楚、轻松地识别 UC 满足的业务需求。UC的好处包括以下内容,强调了其重要性并证明了企业采用的合理性:

1.改进现有流程;

2.提高员工生产力;

3.提高基于团队的生产力;

4.增强组织敏捷性;

5.简化 IT 运营;

6.降低成本。

UC 应用程序和平台支持对下一代业务计划至关重要的移动性,其中一些被开发为移动优先应用程序。至少,UC 工具使用户能够以类似的方式跨桌面和移动设备、网络和远程体验团队协作。

展望未来,UC 提供了机会——例如基于云的服务超过了本地产品(统一通信即服务正在起飞),团队协作成为工作中心,人工智能被纳入以加快对相关信息的访问并实现更好的沟通,以及大大改进的安全、治理和合规性的出现。还期望业务流程能够从分析和增强的工作流中得到提升。

UC 特性和技术

UC 融合了新旧技术,以形成最佳的语音、视频、聊天和白板体验。

下面列出了九个对业务最有用的 UC 功能:

1.高品质音频;

2.视频会议;

3.使用方便;

4.会议转录;

5.屏幕共享;

6.消息和聊天;

7.流动性;

8.虚拟背景和视频布局;

9.噪音抑制和静音;

10.语言翻译。

5G 无线技术有望在未来几年获得牵引力,与其前身 4G LTE 相比,将改善 UC 用户体验,因为它可以实现更快的速度、更低的延迟和更大的容量,以便设备同时连接到网络和应用程序。

UC 还将受益于人工智能,人工智能可以增加协作并提高会议结果的质量。AI 将通过以下功能推动协作:

1.噪声抑制以防止分心并帮助提高语音识别应用程序的准确性;

2.实时翻译和实时转录以支持全球员工群;

3.根据接受者的需要量身定制的会议摘要;

4.面部识别以更好地保护会议。

当员工返回办公室时,人工智能驱动的非接触式设备,如智能扬声器,将发挥重要作用。例如,用户将能够使用语音命令来开始和结束会议室或小型会议室会议。同样由人工智能驱动的语音生物识别技术也可用于验证 UC 技术的权限。

AI 应用程序还可以了解团队成员如何最佳协作,然后自动映射该信息以优化工作流程。在AI 的更高级用途中,机器人可用于监控呼叫,然后传递与对话相关的信息,包括文档。

随着用户越来越擅长SparkleComm视频通话和会议,他们对这项技术的需求也增加了,包括对实时视频编辑的渴望,其中包括改变背景、启动特效和其他相机技巧的能力。他们还希望通过简短、引人入胜的视频来消费信息,例如用户手册中曾经出现过的信息。供应商已经注意到这些视频会议趋势,并将它们整合到他们的产品和服务中。例如劳格科技已经把AI技术运用到所提供的SparkleComm视频会议系统中。

KOK官方网站 如何在一年的远程工作中保持联系(二)

连接文化

KOK官方网站 有一些很棒的工具可供KOK官方网站 使用,但KOK官方网站 也对如何使用这些工具来支持互联文化进行了大量思考。以下是KOK官方网站 去年实施的一些更改,以进一步促进更好的连接。

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  1. 更多签到会议

虽然KOK官方网站 有专门针对KOK官方网站 正在开展的特定项目的会议,但KOK官方网站 也加强了KOK官方网站 的团队会议游戏,定期(通常每周)签到。与更集中的会议不同,这些会议实际上只是通过SparkleComm视频通话作为一个小组聚在一起。KOK官方网站 花时间面对面分享想法,追赶,通常只是社交。

KOK官方网站 也有更多的SparkleComm定期全体会议,议程包括KOK官方网站、重大胜利和其他公告,但这些不是典型的无聊会议。他们总是从一轮有趣的破冰开始,分享宠物照片,KOK官方网站 疯狂的 WFH 设置;曾经KOK官方网站 甚至有人分享爸爸的笑话。 

正是这些时刻提醒KOK官方网站 ,在每个人的角色背后,都有一个人。

  1. 通过消息一起庆祝

认可是KOK官方网站 文化的重要组成部分,当事情进展顺利时,KOK官方网站 喜欢庆祝。无论是新项目的启动,还是生日或新生儿等个人事件,KOK官方网站 通常都会通过SparkleComm来传递好消息,然后每个人都用表情符号表示赞同。谁还需要蛋糕?

  1. 虚拟活动

自新冠肺炎以来,KOK官方网站 的人员运营和人力资源团队一直在努力创造最佳的远程工作体验,有时根本不涉及工作。 

无论是烹饪课程、国际妇女节或心理健康意识月的演讲嘉宾,还是动物园的虚拟之旅,KOK官方网站 都会定期进行课外活动,让KOK官方网站 所有人都摆脱工作的顶空,并为KOK官方网站 提供新的共享体验以建立联系。

  1. 练习更深入的理解

与其说是一项倡议,不如说是KOK官方网站 试图更明确地努力争取的整体价值,KOK官方网站 只是想更加了解彼此。虽然这在KOK官方网站 业务的各个层面都是如此,但这是KOK官方网站 的领导者真正试图体现的。  KOK官方网站 的日程安排更灵活,KOK官方网站 与经理有更多的一对一联系,KOK官方网站 鼓励休假,并且对截止日期的严格要求也更少。 

最后一个不容小觑。因为归根结底,KOK官方网站 的劳动力是由人组成的。KOK官方网站 都致力于使自己的公司成为最好的,但KOK官方网站 也是人,所有人都有独特的需求、兴趣和(有时)压力源。要在远程工作时保持联系,实际上是要找到记住和尊重这一点的方法。

业务中必须具备的十大统一通信功能(三)

7.行动应用程式

移动性是UC的另一个基本功能。组织和团队成员需要具有使用UC系统,加入会议以及通过任何设备连接到会议室系统的能力,而与OS无关。无论是在平板电脑,个人计算机,笔记本电脑还是其他设备上,通过通用界面轻松加入会议的能力,都认为至关重要。

根据有关的说法,有77%的组织正在使用类似SparkleComm这样的移动应用程序进行视频会议,并且大约75%的公司已部署了移动UC客户端。

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8.虚拟背景和视频布局

虚拟背景可能看起来像个可爱的花招。但是最终用户喜欢他们,他们已经成为供应商之间的差异化因素。

例如,对于内部SparkleComm团队会议,虚拟背景使用户可以从该技术中获得一些乐趣,这对于被困在家中的工作人员来说是一个很小但可喜的缓解。无论用户是出现在热带岛屿还是电影背景上,虚拟背景都可以缓解一些在家工作的焦虑并隐藏不整洁的房间。

对于与重要客户的外部通信,虚拟背景为在家工作增加了专业感。公司甚至可以为员工提供具有公司名称或徽标的品牌背景。

另外,视频布局增加了通话中可以看到的人数,这已经成为供应商之间的一大差异。

9.噪音抑制和静音

视频会议用户对背景噪音太熟悉了,有人敲打键盘,狗吠叫,孩子们尖叫等等。

幸运的是,现在许多UC平台(如SparkleComm)都具有不同程度的背景噪声抑制功能。不同的供应商对该技术采取了不同的方法,这些方法有时集成到端点中或嵌入在平台本身中。

一些厂商可能比其他厂商更好地实现了噪声抑制,这在购买UC平台时会考虑另一个差异化和新兴的功能。噪声抑制对于家庭工人尤其重要,因为他们试图在与工作相关的电话上投射专业形象。

转录和噪音抑制可能在一年前就不会出现在这份名单上。静音也是抑制不必要噪声的有用功能。例如SparkleComm统一通信平台就拥有这些功能,如个人可以使自己的供稿静音,而会议主持人可以使参与者静音。否则,每个人都会互相交谈,从而破坏了会议的活力。

10.语言翻译

隐藏字幕和语言翻译是期望供应商将用来获得竞争优势的新兴功能。

用户母语的隐藏式字幕可以帮助与会人员的听力。同时,隐藏字幕翻译可以帮助会议中使用不同语言的用户。在接近实时的情况下,用户可以在SparkleComm视频通话的底部看到一个运行中的笔录,在该笔录中,他们可以看到用他们的母语说的话。

语言翻译对于在全球拥有雇员的跨国公司来说是一项重要功能。对于人们关心的新兴的,真正重要的功能,翻译是一个很大的功能。每当KOK官方网站 需要与企业,特别是跨国企业进行交流时,如果有条件的话,他们明天就会为此付出代价。

荣誉奖

统一通信和协作软件具有许多功能。有些也很有用。尽管以下功能并未在十大功能中名列前茅,但仍然值得一提:

通话录音。尽管此功能在某些情况和行业中似乎很重要,但还是有许多用户记录会议,但对记录不做任何事情。

流程整合。UC产品可以与人们常用的其他业务应用程序集成,例如日历和电子邮件。开发人员还可以使用API将其他应用程序与UC产品集成在一起。

分组讨论室。通过此功能,会议主持人可以将参加者分配给小组,小组将分别开会,然后返回主会议。

显然,UC多年来已经发展了,随着UC产品成为完全形成的工作中心,冠状病毒大流行才加速了这一发展。

业务中必须具备的十大统一通信功能(一)

由于大流行,UC优先级发生了巨大变化。阅读KOK官方网站 为这个远程协作新时代所做的功能列表。

统一通信功能已经随着时间的推移而发展。有些功能很新潮,但随后就不受欢迎了,而其他功能则更加永恒。当前最有用的UC功能名册包括新旧功能的混合。例如,诸如语音和视频通信之类的基本功能是至关重要的,并且是常绿的。同时,包括转录和虚拟背景在内的新兴功能正在证明其价值。

使事情复杂化的是,几乎每个组织都有不同的业务需求。一家公司需要进行商务沟通,而另一家公司可能不需要,尤其是在比较大型和小型组织时。此外,IT和最终用户通常更喜欢不同的功能,这可能会使获得两个组的统一体验变得复杂。

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长期以来一直在敲打UC并不是统一的。用户可以在一个应用程序中发送消息,在台式电话上拨打电话,然后使用另一种会议工具。由于UC产品实际上更加统一,因此今天这种分歧不太明显。

过去,用于企业的统一通信功能列表可能如下所示:

具有广泛的语音和呼叫功能的电话系统

具有音频和网络会议视频会议

统一消息和即时消息

在线状态,电子邮件和传真。

如今,诸如SparkleComm这样的统一通信软件已经融合了这些曾经孤立的功能,并将多种通信模式包装到一项服务中。

统一通信的功能和组件

在过去的一年中,随着全球大流行和全家可待的订单不断涌现,UC产品引起了人们的关注。例如,在此期间,远程员工之间的云和SparkleComm视频会议采用率猛增。

随着远程工作的继续进行,并且组织正在考虑混合工作场所策略,某些UC功能变得比在办公室环境中更为重要。例如,基于消息的轮询,视频通话和虚拟背景有助于远程协作。

这项技术的新手被迫学习诸如Cisco Webex,Google Meet,Microsoft Teams,Slack和SparkleComm之类的产品的来龙去脉。现在,用户对这些平台有了更丰富的经验,最重要的功能得到了强调。因此,有用的UC功能的最新列表如下所示:

高质量的音频和视频

使用方便;

会议转录;

屏幕共享;

消息和聊天;

流动性

虚拟背景和视频布局;

噪音抑制和静音;

会议中的语言翻译。

1.高品质的音频

在一项分析调查中,它探索了组织在满足应用程序方面最重要的功能,其中高品质的音频和视频高居榜首。例如劳格科技SparkleComm视频会议系统就充分认识到这一点,他们提供高品质语音质量及视频质量,让参与者犹如亲临现场。

分析师认为,企业仍将拨入语音服务视为一项重要的UC功能。他们指出,许多用户仍然喜欢拨入会议,而不会在视频中看到他们。拨号偏爱对那些互联网连接较弱的偏远地区的用户也同样适用。

2.视频会议

在全球范围内,由于组织在大流行中制定了在家工作的政策,近一年来视频的使用量猛增。根据相关研究,大约82%的公司在所有或大多数会议中使用视频,而87%的公司表示视频是业务运营的关键技术。

主要是KOK官方网站 希望使用视频体验。在家工作中最大的变化是视频,这一点现在至关重要;这是人们首先关心的。最终,如果音频和视频不起作用,那么其他一切都将变得毫无意义。

就在几年前,人们还认为语音和视频是独立的应用程序。现在,语音和视频正在融合为一个应用程序(如SparkleComm统一通信平台)。

在通讯移动应用中需要寻找的4件事(一)

强调:

在过去的十年中,工作场所中的移动设备使用量一直稳定增长,而在COVID期间,移动设备使用量一直在剧烈增长。

在混合工作场所中,员工将比以往任何时候都更依赖于他们的移动设备来保持联系。

选择移动优先的通信提供商将是成功完成混合工作的关键,这是寻找的东西。

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工作可以在任何地方,任何时间发生,而当工作完成时,员工就已经准备好了。 

在过去的十年中,随着家用PC和智能手机对KOK官方网站 的工作生活至关重要,KOK官方网站 已经看到工作变得越来越流畅。KOK官方网站 完全希望这种趋势将继续下去,尤其是随着混合工作的增长超出大流行病的范围。这意味着,与以往任何时候相比,工人将需要他们的设备来随时随地灵活地支持他们。 

移动和向混合工作的转变

在大流行发生之前,人们已经在使用智能手机进行工作了。例如,一项2018年的研究发现,十分之一的工人在闲暇时间使用手机执行与工作相关的任务。 

但是在大流行期间,智能手机的使用量激增,人们报告的手机短信和视频通话超过了三分之一。随着混合工作要求工人使用无论在哪里工作的设备都能保持连接,这可能只会继续增长。

特别是智能手机满足了这一需求,因为它们具有便携性,并且可以从任何地方方便地进行访问。是否曾经在晚上或睡觉前快速检查您的电子邮件?如果您是通过手机操作的,那么您就会知道智能手机是保持连接状态的关键。

随着混合工作的增长以及工作人员越来越多地进出办公室,通过移动应用程序进行的协作将随之增加。这就是为什么从一开始就选择正确的通信应用程序(如SparkleComm统一通信)很重要的原因,它具有与台式机一样多的功能。

以下是要寻找的四个关键事项:

1.一切始于产品策略

许多云通信提供商将其移动应用程序构建为桌面解决方案的后事。但是,为了满足混合型劳动力的需求,最好寻找一个对移动和桌面应用程序给予同等关注的提供商。

对于初学者,请确保您的提供商具有其产品的基于移动设备的版本。检查他们的应用程序是否不仅仅是完整产品的精简版本也是一个好主意。它应该提供所有相同的功能,以便您可以在台式机上进行的任何操作,也可以在电话上进行的操作。

公司必须在2021年重新考虑视频会议的使用(二)

2.灌输会议最佳实践

不仅仅是制定政策来控制会议的召开方式。IT和统一通信经理还应该考虑如何奖励员工以确保采用最佳实践。 SparkleComm视频会议已成为许多员工的默认通信方式。大流行前并非如此,因此使用视频显然是一种习得的行为。

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工人仍然可以通过这种方式提高生产力,但前提是要养成正确的习惯和纪律。保持会议简短,有设定的限制,并安排SparkleComm视频会议,以免背对背。此外,限制一天中的SparkleComm视频通话次数,并在会议期间最大程度地减少多任务处理。

要考虑的另一种策略:参加会议。站立可以最大程度地减少长时间站立所带来的疲劳。它还向其他人表明您的手不在键盘上,并且您的全部注意力都集中在会议上。此类行为均在员工的控制范围之内,反映了一个总体目标,即与试图减少视频会议使用率相比,更好地管理视频会议使用率。

3.定义视频的最佳用例

并非每个通话都必须是视频通话。当视频会议成为日常交互的首选方式时,疲劳是不可避免的。视频只能在添加内容时使用。与同事的例行对话不需要视频,尤其是当说话者是静态的并且没有任何显示或共享的情况下。

视频的沉浸性已得到充分证明,但该技术还可以引入视觉刺激,从而进一步分散注意力。简单的事物,例如外观,虚拟背景的选择,工作空间或漫游的孩子和宠物,可能会争夺注意力并降低手头的任务。这些因素通常不会影响您在语音通话或聊天期间的互动。但是,使用视频绝对可以,而疲劳将是副作用之一。

相反,请考虑视频的用例清单。不久之前,视频还被认为是稀缺资源,其使用始终需要证明其合理性。而不是视作为视频的通讯工具,工人需要把它看作是一个他们的处置。有了一组清晰的用例,工作人员可以更轻松地确定何时使用SparkleComm视频会议系统,甚至可以重新发现高效的语音和消息传递方式。

如何创造最佳的混合工作环境

强调:

55%的员工希望每周至少三天进行远程工作。

混合工作企业将需要同时考虑办公室和房屋。

这是成功的混合工作场所的几种品质。 

混合工作不再是神话。一个普华永道调查发现,大多数公司都在朝着一个混合的工作空间迈进,他们将其定义为一个有许多办公室职员进出共享办公空间的旋转门。 

Google是最新加入的竞争者。花旗集团宣布,其大多数员工现在被视为混合型员工,预计每周至少三天在办公室工作。福特汽车表示,其北美员工中的30,000名将使用灵活的混合模式,他们可以在现场进行某些项目或会议,而在其他方面则可以在家中独立工作。 

雇主并不是唯一的领导者。员工在游戏中占有很大的份额。普华永道同一项调查还发现,大流行后每周至少三天,有55%的员工希望进行远程工作。

随着混合工作的兴起,让KOK官方网站 看一下出色的混合环境的一些品质。

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重新思考办公室

混合方法意味着认真考虑公司的工作空间。 

办公室将过渡到协作空间,重点放在团队联系和协作上,而不是一个可以在办公桌前工作,甚至可以参加会议的地方。在会议室里开会很少,然后离开。杂物间是必不可少的,杂物间是一个小型会议室,可容纳4至6名员工,配有音频和视频会议设备。他们允许一小群队友迅速聚在一起聊天,或者在SparkleComm视频通话中与客户交谈。 

您仍然需要提供员工可以集中精力的领域。考虑灵活的空间,例如小型单人工作站和可根据需要预定的焦点室。也许您设置了弹性办公桌,因为每个人每天都不在办公室,所以办公桌不属于任何人,并且有一个预订系统,可以在早上预订办公桌。也许是先到先得。使用共享书桌时,员工将无法遗漏个人物品,因此请考虑提供储物柜。 

考虑为那些不定期去办公室的人添加寻路功能。为此,可以创建一个交互式的,最新的办公室平面图,其中标有房间,书桌和技术。

重新思考家庭办公室

混合工作场所的成功意味着也要确保您的工人也为在家中的成功做好准备。大流行爆发时,KOK官方网站 出乎意料地开始在家工作,不得不采取行动。有些人在餐桌旁工作,他们还在吗?领导者可以采取积极主动的方法来确保员工在家中高效,舒适地进行人机工程学。

询问他们的设备。您的员工有专用的办公桌和舒适的办公椅吗?他们是否拥有正确的计算机显示器,并且显示器是否处于正确的高度?他们需要第二台显示器吗?是否有快速可靠的WiFi连接和充足的照明?笔记本电脑,手机,路由器,打印机,耳机和网络摄像头怎么样?许多公司为员工的家庭办公室提供一次性或经常性的每月津贴。 

也询问他们的日常工具。他们有合适的应用程序吗?这些应用程序是否可以最大限度地提高生产力?您的员工需要在家中使用哪些其他工具?定期检查他们的需求可确保他们配备齐全。

任何地方的工人

不管他们在哪里工作,完全远程的工作者都应该感到自己也是办公室的一部分,并且他们应与混合型工作者具有相同的考虑因素。但是,对于在任何地方工作的人,您都需要采取不同的协作方式。 

SparkleComm视频会议是远程工作者最好的朋友。他们将需要SparkleComm这样的企业级软件,使他们能够通过SparkleComm音频和视频进行通信和协作,共享屏幕,共享文件,实时流,录制会议等。

理想情况下,他们的视频会议SparkleComm也应与团队消息传递集成在一起。只需单击一下,对话就可以无缝地从消息过渡到视频,并且工作人员始终知道在哪里可以找到合适的上下文。

混合工作的未来

这些设置仅能为成功的混合工作环境打下基础。企业将不得不考虑其他因素,包括公司文化,领导才能,薪酬等等。还需要注意的是,由于混合工作在COVID之前基本上是未知的,因此未尝试和测试这些设置。

但是,尽管这一切都是新事物,但经过一年的远程工作,KOK官方网站 知道没有回头路可走。KOK官方网站 越早接受变革,就越早适应新的工作生活。

展望2021年5种视频会议趋势(二)

3.提高生产力的功能

在较早的商务视频中,该技术难以使用,昂贵且不可靠。供应商要做的所有与众不同的事情就是证明,它比竞争对手更容易,更实惠,更可靠。但是,如上所述,几年前,该行业终于达到了使视频变得容易,价格合理且应有的作用的地步。高质量的视频不再给客户留下深刻的印象,供应商需要新的差异化方法。

一些视频供应商在2019年做出了回应,超越了基本会议功能,并专注于提高会议效率,包括针对远程与会者的会议效率。例如劳格科技提供的SparkleComm视频会议系统的新功能包括转录,视频剪辑,文件共享,翻译以及与生产力应用程序的集成。甚至在大流行之前,这些功能就引起了人们的极大兴趣。

大流行发生时,许多很少使用视频或仅将视频用于状态会议的人发现自己在视频上参加了实际的工作会议视频通话不再只是用于讨论或计划工作,而是用于完成工作。结果,提高生产率的功能正在继续扩展。尽管这一领域仍在发展中,并且其中许多功能尚未完全成熟,但它将成为视频技术发展的核心要素。

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4.支持实时视频编辑

到现在为止,有两个视频世界:录制的和现场的。录制的视频可以带来惊人的制作价值和无限的效果。实时视频,无论是会议视频还是网络研讨会视频,通常都是来自会议室或台式机摄像头的原始摄像头。

已开发出新的流媒体软件以提供实时视频编辑,从而在实时视频通话期间创建后期制作效果。这些后期制作的效果从改变背景到高级相机效果和技巧不等。KOK官方网站 在进行的每个SparkleComm视频通话和网络研讨会上都使用这些功能,而这只是此类功能在更大的视频会议趋势中的一部分。

SparkleComm这样的多个视频会议系统已经提供了支持绿屏和虚拟背景的功能,并且正在积极添加更多功能。将来,KOK官方网站 将减少对第三方软件的依赖,因为基本的商务视频应用程序将支持实时视频编辑功能。这是在大流行之前冒出的另一个趋势,并因此而在加速发展。经过一年在通用视频盒中的观看,工作人员渴望获得一些更加令人兴奋和充满活力的东西。

5.视频继续成为主流

在大流行之前,很多供应商不是家喻户晓的名字。现在,很多视频会议系统(如SparkleComm)已变得如此标准,并且其许多竞争对手也获得了日常认可。当大流行迫使企业转移到远程时,视频不仅仅只是一种商业工具,而是用虚拟会议代替了办公室会议。婚礼,毕业典礼,打牌游戏,看电影团体,看医生,听音乐课以及几乎所有的互动都是在工作日结束后通过视频进行的。

尽管当地的扑克好友小组将回到现场视讯聚会,但实际上进行这种聚会的想法将不再显得陌生,并且混合事件仍然很普遍。即使是特殊事件,例如婚礼,也可以通过视频流传输给那些不能或不愿旅行的人。物理出勤可能仍然是第一选择,但与大流行前相比,虚拟出勤将仍然是一个更可行的选择。

适用于高效远程团队的最佳协作软件(四)

您的协作中心的代言人:项目管理 

KOK官方网站 都喜欢待办事项清单,但是一旦您开始与团队合作和/或同时管理多个项目,就该放手,开始认真对待项目管理了。 

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最好的项目管理软件可以帮助您将大型项目分解为单独的任务,跟踪每个人的工作,并跟踪项目完成的状态。

使用Asana之类的工具将每个人保持在同一页面上,并防止任务落入裂缝。使用Asana,您可以将较大的项目分解为较小的任务,将它们分配给合适的人员,并为项目的每个阶段设置截止日期。这样,很容易计划何时实际完成项目。

Asana甚至与SparkleComm统一通信集成在一起,因此您的团队无需在应用之间切换即可跟踪项目状态。当您的板卡更新时,Asana可以将通知发送到SparkleComm上,从而消除了电子邮件的混乱情况,并将您的团队消息传递应用程序升级为真正的协作中心。

您的协作中心的代言人:客户服务

SparkleComm的独特之处之一是它不仅是您自己团队的通讯核心,而且对于客户服务团队合作而言,它也是一个非常有用的工具。 

通过使用SparkleComm统一通信系统与客户建立联系,您可以通过使支持团队在团队和客户沟通的一个平台内工作来提高客户沟通的质量和速度,并提供使客户满意的客户体验。您的支持团队将有权在他们熟悉的一个平台中快速高效地工作,而不必从一个用于客户对话的空间跳到另一个用于同事对话的空间,然后再返回。

通过在您的协作中心中进行正确的客户对话,支持团队成员可以通过消息传递或将合适的团队成员添加到对话中来快速而有效地获取答案。他们甚至可以通过SparkleComm视频通话或共享屏幕与客户合作,逐步解决问题。最终,这将帮助您提高客户保留率。

准备开始选择您的协作软件了吗?

通过选择正确的基础来制定有效的沟通策略,并与您的团队所依赖的工具和应用程序集成,您可以构建一个有效的协作中心,以根据您的业务需求进行定制。

下次您要向组合中添加新技术工具时,您不仅会询问团队如何使用它,而且还会在协作中心的其他分支机构中询问它的适用性。

适用于高效远程团队的最佳协作软件(二)

中心:您的通讯指挥中心

协作的基础是沟通,因此拥有合适的中央沟通工具是协作中心的关键基础。您的通信工具可以连接组织中的每个人,甚至包括远程员工或在不同办公室工作的人员。它使每个人保持联系,并在同一页面上,并为跨距离和跨部门的协作开辟了可能性。 

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协作中心的理想基础是使您能够以各种不同的方式进行通信,从接收入站电话到进行视频通话再到团队消息传递。例如,使用SparkleComm统一通信,您可以在同一平台上实时共享屏幕,进行视频通话并共享文件。此外,借助SparkleComm的任务管理功能,您可以在团队中分配和跟踪项目的进度,每个人也可以看到他们各自在做什么。 

将任务管理和通信集中在一处,意味着您可以轻松掌握项目的顶部。检查团队成员?从该对话中直接分配后续任务,并附上完成工作所需的相关文件。

SparkleComm有一个免费试用版,可以开始使用,因此在您为团队制定付费计划之前,您可以自己查看所有功能。

一旦确定了通信中心的中心,就该选择工具,这些工具不仅可以满足每个部门的特定需求,而且还可以与您的通信应用程序集成以创建总体中心效果。

以下是构成协作中心分支机构的工具的几个示例,以及它们如何集成以使每个人保持团队有效工作的示例。

您的协作中心的代言人:市场营销

如果您正在使用电子邮件营销平台与潜在客户建立联系,那么您可能已经习惯了这种困境:您是在每次订阅和取消订阅时都在电子邮件的冲击中苦苦挣扎,还是关闭了电子邮件通知,并一直停留在黑暗的? 

当您将电子邮件营销平台(或营销技术堆栈中的其他应用)与通信工具集成在一起时,可以避免做出选择。当您可以在团队消息传递应用程序中获得有关电子邮件营销活动的通知时,为什么还要收件箱混乱? 

例如,邮件群发工具 (与SparkleComm统一通信集成)是一种有效的电子邮件营销工具,可让您与活跃和参与的潜在客户(收件箱)建立联系。尤其是通过这种集成,例如,当您发送欢迎电子邮件时,您和您的团队将收到SparkleComm通知,这样您就可以为每个人准备潜在的答复,或者让他们准备好跟踪其他类型的参与。

您还可以使用SparkleComm的通知为销售和支持团队提供有关您刚刚发送的电子邮件的信息,以防他们遇到任何后续问题。在许多公司中,销售和市场营销是一个臭名昭著的沟通障碍,但不一定非要这样,将营销和销售工具与SparkleComm沟通工具连接在一起,可以使这些团队比以往任何时候都更好地进行沟通。由于您的销售和市场营销人员都可以在SparkleComm消息传递应用程序中看到他们正在处理的所有内容,因此他们可以轻松共享更新和通信。市场营销可以使销售团队随时了解他们正在创建的新资源,销售人员可以提交内容请求并查看其潜在客户所收到的电子邮件。